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Cómo registrar una empresa o negocio en Estados Unidos: Guía paso a paso

    Para registrar un negocio en EE. UU., el primer paso es decidir el tipo de entidad empresarial que más se ajuste a tus necesidades, como una Sociedad de Responsabilidad Limitada (siglas en inglés LLC), una Corporación (Inc.), entre otras. 

    Una vez decidido esto, debes elegir y registrar un nombre comercial que sea único y cumpla con las regulaciones estatales.

    El proceso de registrar una marca varía según el estado, pero generalmente incluye la presentación de la documentación necesaria ante la agencia estatal correspondiente, como la Secretaría de Estado y el pago de una tarifa de registro. 

    A continuación te indicaremos todos los pasos a seguir, si quieres registrar un negocio en la ciudad de San Antonio, Texas.

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    Cómo Registrar un negocio en USA: Pasos a dar según el tipo de empresa

    Estos son los requisitos legales que debes cumplir: 

     1. Determinar el tipo de entidad empresarial

    Es un paso esencial al registrar un negocio en EE. UU. Existen varias formas legales de empresa en Estados Unidos, cada una con sus características propias que se adaptan a cada estructura de la empresa:

        • Empresa Unipersonal (Sole Proprietorship): Es la forma más sencilla y no requiere registro formal, excepto la obtención de licencias y permisos locales. La principal ventaja es su simplicidad administrativa; sin embargo, el propietario asume toda la responsabilidad legal y financiera.
        • Compañía de Responsabilidad Limitada (LLC, Limited Liability Company): Proporciona protección de responsabilidad personal frente a las deudas y acciones legales contra el negocio. Es ideal para propietarios que buscan flexibilidad en la gestión y menos formalidades que una corporación. Las desventajas incluyen un posible mayor costo de formación y mantenimiento.
        • Corporación (Inc., Corporation): Puede ser de tipo C o S, ofreciendo responsabilidad limitada y opciones de crecimiento a través de la venta de acciones. Las corporaciones son adecuadas para negocios que buscan inversiones externas o planean cotizar en bolsa. Como desventajas, enfrentan una doble imposición en el caso de las Corporaciones C y más regulaciones.

    2. Elegir un nombre para tu empresa

    Al elegir un nombre para la empresa, este debe ser único y no estar registrado por otra entidad en el mismo estado. Debes elegir un nombre que refleje la marca y los valores del negocio.

    Una vez seleccionado, se debe registrar para proteger la marca y asegurar los derechos exclusivos sobre el nombre.

    El nombre debe ser atractivo, relevante para tu sector y fácil de recordar. Aquí te explicamos cómo seleccionar un nombre adecuado y verificar su disponibilidad:

    Primero, brainstorming: Empieza generando una lista de posibles nombres que reflejen los valores, servicios o productos de tu empresa. Considera palabras que sean fáciles de pronunciar y escribir, y que tengan potencial de marketing. Es útil obtener retroalimentación de amigos, familiares o potenciales clientes.

    Chequea la originalidad: El nombre no solo debe destacarse, sino que también debe ser único. Para evitar conflictos legales, asegúrate de que el nombre no esté ya en uso por otra empresa en tu sector. Puedes empezar por una búsqueda simple en internet y luego pasar a bases de datos más específicas.

    Verificación de nombre disponible: Antes de decidirte por un nombre, debes verificar su disponibilidad para asegurarte de que no está registrado por otra empresa en tu estado. Visita el sitio web de la Secretaría de Estado de tu estado para realizar una búsqueda en su base de datos de nombres de empresa. 

    En el caso de Texas hay que registrarse en la Secretaría de Estado (SOS)

    Considera la presencia del negocio en línea: Revisa si el dominio web correspondiente a tu nombre está disponible. Tener un dominio que coincida con el nombre de tu empresa es vital para la presencia en línea y las actividades de marketing. Herramientas como GoDaddy o Namecheap pueden ayudarte a comprobar los nombres de dominio.

    Protección de marca: Una vez que hayas seleccionado un nombre y confirmado su disponibilidad, considera registrar el nombre como una marca comercial. Esto proporciona protección adicional, asegurando que tienes derechos exclusivos para usar ese nombre en tu sector comercial dentro del territorio de EE. UU.

    Elegir un nombre comercial no solo es un paso creativo, sino también estratégico para hacer crecer tu negocio; asegúrate de dedicar tiempo y recursos para seleccionar el que mejor represente y proteja a tu empresa en el largo plazo.

    Registrar tu marca, además del nombre comercial de tu nueva empresa, asegura protección adicional y derechos sobre logos y otros elementos identificativos del negocio en el mercado. Este proceso implica verificar la disponibilidad del nombre y la marca en las bases de datos de la Oficina de Patentes y Marcas Comerciales de EE. UU. (USPTO) y luego completar las aplicaciones necesarias.

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    3. Registrar el nombre de tu empresa y marca en USA

    Estos son los pasos para el registro oficial del nombre de tu empresa:

        • Verificación de la disponibilidad del nombre: Antes de proceder con el registro, necesitas asegurarte de que el nombre que has elegido no está ya en uso. Como mencionamos antes, esto se puede hacer a través de la página web de la Secretaría de Estado de tu estado, donde puedes llevar a cabo una búsqueda en la base de datos de nombres registrados.
        • Registrar una DBA ( Doing Business As ): Si planeas operar bajo un nombre diferente al registrado legalmente, necesitarás registrar un nombre ficticio o DBA. Este proceso también se realiza en la oficina de la Secretaría de Estado o en el gobierno local, dependiendo de las leyes estatales.
        • Presentación de la documentación necesaria: Para registrar el nombre, debes completar y presentar el formulario correspondiente, que generalmente incluye el nombre de la empresa, la dirección, y la información de contacto. Deberás pagar una tarifa, que varía según el estado.
        • Publicación en un periódico local: Algunos estados requieren que publiques el nombre nuevo de tu empresa en un periódico local. Este paso está diseñado para informar al público sobre el uso del nombre por parte de tu empresa. La publicación debe cumplir con ciertos requisitos de formato y duración específicos del estado.
        • Obtención de confirmación: Una vez que todos los formularios han sido enviados y las tarifas pagadas, recibirás un certificado de registro de la Secretaría de Estado. Este documento sirve como confirmación oficial de que el nombre de tu empresa está registrado y protegido en tu estado.

    4. Obtener un número de identificación del empleador (EIN)

    El EIN es un número único de nueve dígitos asignado por el Servicio de Impuestos Internos (IRS) a las entidades empresariales operando en Estados Unidos. Funciona como un número de Seguridad Social para tu empresa.

    Este número es necesario para una variedad de funciones empresariales, como abrir cuentas bancarias en nombre de la empresa, contratar empleados, y presentar declaraciones de impuestos de empresa.

    Para obtener detalles sobre los requisitos de los empleadores en Texas, puedes visitar la página web www.twc.state.tx.us/businesses.

    Además de ser obligatorio para la mayoría de las entidades que tienen empleados, el EIN es necesario para mantener la privacidad personal.

    El proceso de solicitud es directo y se puede completar de las siguientes maneras (Ampliar información aquí):

        • En línea: Esta es la forma más rápida y preferida. Puedes solicitar un EIN inmediatamente visitando la web del IRS y completando el formulario SS-4 a través del asistente de aplicaciones en línea EIN. Una vez que completes la aplicación, recibirás tu EIN de manera instantánea.
        • Por fax o correo: Si prefieres no usar el método en línea, puedes descargar el formulario SS-4 de la web del IRS, completarlo y enviarlo por fax o correo. La respuesta por fax generalmente toma unos pocos días, mientras que por correo puede tomar hasta varias semanas.
        • Por teléfono: Esta opción está disponible principalmente para solicitantes internacionales. Puedes llamar al IRS y completar el formulario SS-4 durante la llamada, recibiendo tu EIN al finalizar.
    solicitud online del ein

    Una vez que obtengas tu EIN, asegúrate de guardarlo en un lugar seguro y tenerlo a mano para futuras referencias en transacciones y documentos oficiales de tu empresa.

    5. Identificar las licencias y permisos necesarios según el tipo de negocio y ubicación

    Para ello debes:

    1. Identificar las necesidades específicas de tu negocio: Cada tipo de negocio tiene requerimientos diferentes. Por ejemplo, un restaurante necesitará permisos de salud, mientras que una empresa de construcción requerirá licencias de construcción específicas. 

    2. Consultar las autoridades locales y estatales: Muchas licencias y permisos se emiten a nivel local o estatal. Visita o contacta la oficina municipal o de la ciudad para conocer las regulaciones específicas, incluidos zonificación y códigos de construcción. El sitio web de la Secretaría de Estado de tu estado también puede proporcionar información valiosa.

    3. Considerar los requerimientos federales: Dependiendo del tipo de negocio, podrías necesitar permisos federales. Por ejemplo, si tu empresa está involucrada en la venta de alcohol, tabaco o armas de fuego, necesitas obtener licencias específicas del gobierno federal.

    4. Uso de recursos en línea: Sitios web como el Small Business Administration (SBA) ofrecen guías y recursos para ayudarte a determinar las licencias y permisos que necesitas. Esta plataforma también ofrece información sobre cómo solicitarlos y las tarifas asociadas.

    5. Consultar con un experto: Dada la complejidad y la variabilidad de las regulaciones, puede ser aconsejable consultar con un abogado o un profesional especializado en negocios. 

    En Texas, la Oficina de Permiso Empresarial (BPO) de Desarrollo Económico y Turismo da la información que necesitas sobre los permisos y licencias estatales requeridos para las empresas comerciales en el estado. 

    6. Abrir una cuenta bancaria de empresa en EE.UU

    Debes cumplir los siguientes requisitos:

        • Documentación del negocio: Necesitarás proporcionar documentos que verifiquen la existencia legal de tu negocio, como el certificado de formación, el acuerdo operativo de una LLC, o los estatutos de una corporación.
        • Número de Identificación del Empleador (EIN): La mayoría de los bancos requieren este número para procesar la apertura de una cuenta empresarial. Este número también es utilizado por el IRS para el seguimiento de tus actividades fiscales.
        • Documentos personales: Identificación personal válida, como un pasaporte o una licencia de conducir, para verificar tu identidad.
        • Acuerdo de firma: Un documento que especifica quién o quiénes están autorizados a realizar operaciones financieras en nombre del negocio.
        • Depósito inicial mínimo: Muchos bancos requieren un depósito inicial para abrir la cuenta, cuyo monto varía según la institución bancaria.

    7. Cumplir las Obligaciones fiscales

    Para registrar tu empresa, es necesario que el negocio cumpla con todas las leyes fiscales aplicables, fundamentalmente: 

        • Declaraciones de impuestos: Todas las empresas deben presentar declaraciones de impuestos anuales al IRS, a través del Servicio de Rentas Internas, y, dependiendo de su estructura y tamaño, pueden necesitar presentar declaraciones trimestrales o mensuales.
        • Impuestos sobre la nómina: Si tienes empleados, debes retener y pagar impuestos sobre la nómina, incluidos el Seguro Social, Medicare, y el impuesto federal sobre el ingreso. También es necesario contribuir al sistema de desempleo.
        • Impuestos sobre ventas: Las empresas que venden bienes o servicios sujetos a impuestos sobre ventas deben recoger, declarar y pagar estos impuestos al estado y, en algunos casos, a las autoridades locales.
        • Impuestos corporativos: Dependiendo de la estructura de tu empresa (por ejemplo, corporaciones C), puede haber obligaciones adicionales como el pago de impuestos corporativos. Para ello visita la Contraloría de Cuentas Públicas.

    Además, es necesario llevar una contabilidad detallada y precisa, que garantice que todas las transacciones financieras sean registradas de manera adecuada.

    web IRS USA

    Requisitos Específicos para empresarios que no son ciudadanos ni residentes de EE. UU.

    Los empresarios que no son ciudadanos ni residentes del país deben cumplir los requisitos anteriores , pero hay algunas especialidades a cumplir a la hora de registrar su empresa: 

    Visas

    Los no residentes pueden abrir y poseer empresas en EE. UU., como LLCs o corporaciones, pero deben cumplir con ciertos requisitos específicos.

    Por ejemplo, aunque no se necesita una visa de residente para formar pequeñas empresas, las actividades dentro del país pueden requerir una visa de negocios adecuada.

        • Formación de la empresa: No se requiere ser ciudadano ni residente de EE. UU. para formar una entidad legal como una LLC o una corporación. Esto facilita a los no residentes la posibilidad de establecer una base de operaciones en Estados Unidos sin la necesidad de una visa de residencia. Sin embargo, deben designar un agente registrado con domicilio físico en el estado donde se registra la empresa, quien será responsable de recibir documentos legales en nombre de la empresa.
        • Requisitos de visa para operaciones en EE. UU.: Aunque no necesitas una visa para registrar una empresa, si deseas dirigir tu negocio o trabajar en él desde dentro de Estados Unidos, necesitarás obtener una visa de negocios adecuada. Las visas B-1, por ejemplo, permiten actividades comerciales de corta duración como reuniones de negocios y conferencias. Para estancias más largas o para trabajar activamente en la empresa, podrías requerir visas como la L-1 (para traslados dentro de la misma empresa) o la E-2 (si se trata de una inversión significativa en EE. UU. y el país de origen tiene un tratado comercial con Estados Unidos).
        • Implicaciones fiscales: Los no residentes deben estar particularmente atentos a las obligaciones fiscales asociadas con operar un negocio en EE. UU. Esto incluye la presentación de declaraciones de impuestos para la empresa y posiblemente para ellos mismos, dependiendo de la naturaleza y la extensión de su actividad en Estados Unidos. La estructura fiscal puede ser compleja, por lo que es aconsejable obtener asesoría de un contador o un abogado que tenga experiencia en leyes fiscales internacionales y estadounidenses.

    Cuenta bancaria empresarial en EE. UU

    El proceso puede ser más complicado para no residentes si quieren iniciar un negocio, ya que muchos bancos requieren presencia física para abrir la cuenta. 

    Algunos bancos pueden ofrecer alternativas o servicios especiales para no residentes mediante sucursales internacionales.

    Como has podido ver, el proceso de crear una empresa en Estados Unidos, desde seleccionar el tipo de entidad hasta registrar el nombre con el que opera, requiere una cuidadosa consideración y cumplimiento de numerosos requisitos legales y fiscales.

    Para los empresarios, tanto residentes como no residentes, es fundamental entender cada paso y asegurarse de que todas las actividades estén debidamente registradas y autorizadas para evitar problemas legales futuros.

    Registrar correctamente el nombre bajo el cual opera tu negocio no solo fortalece tu marca, sino que también protege tu empresa y facilita su crecimiento en el competitivo mercado estadounidense. 

    Fuentes y Recursos Disponibles:

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